L'importance d'un système d'information
Pour pouvoir travailler à plusieurs, il faut
réorganiser les tâches en répartissant au mieux le travail entre les
partenaires. La coordination des activités et des relations repose donc
sur un bon système d'information. La gestion des données devient
donc l'élément central dans une plate-forme. Le stockage, l'extraction
et l'exploitation des données autorisent des utilisations différentes,
telles les fonctions d'annuaire, de catalogue ou de transaction. La
gestion des données permet également de formaliser les savoirs et le
savoir-faire, afin de les rendre utilisables par tous, et de devenir,
ainsi, un outil de gestion de connaissances.
Le système d'information, dans un réseau
d'entreprises, permet la communication entre l'animateur du réseau, les
membres et l'environnement. Il permet de recevoir, et d'émettre, des
informations et aussi de gérer les informations internes au réseau. Une
des clés de performance d'un réseau d'entreprises s'appuie sur son
système d'information.
Le système d'information est composé de l'ensemble
des ressources matérielles, humaines et informatiques, contribuant à la
collecte, la mémorisation, la recherche, la communication et
l'utilisation des données nécessaires pour l'animation et la
coordination des actions au sein du réseau. Il utilise des outils de
communication comme un journal, un annuaire, un catalogue... mais
également des équipements informatiques: internet, bases de données,
agenda...L'apport des Nouvelles Technologies de l'Information permet
l'automatisation des processus, l'exploitation des données, l'aide à la
décision, la transmission d'information... Le système d'information doit
donc être considéré comme une ressource, un investissement, un élément
fondamental dans la gestion et l'animation d'un réseau d'entreprises.
Au-delà de l'information, les membres d'un réseau
d'entreprises partagent aussi des connaissances. L'information permet
d'appréhender un savoir un fait, un évènement, un phénomène; tandis que
la connaissance permet de comprendre (donc d'évaluer, de comparer, de
juger...) et de reproduire, de soutenir un processus d'apprentissage et
d'intervention. L'objectif de la gestion des connaissances (Knowledge
Management) est précisément de formaliser les connaissances tacites,
afin de les rendre mobilisables et opérationnelles au niveau du réseau
tout entier. Elle permet donc de favoriser la croissance, la
transmission, la conservation des connaissances (savoir théorique,
savoir-faire...) et de faciliter leur accès, leur partage et leur
réutilisation.
Apports des NTIC dans le travail collaboratif
Les nouvelles technologies de l'information et de la
communication ont révolutionné le travail collaboratif. Elles sont le
plus souvent sous la forme de site Internet, Intranet ou extranet. Ces
technologies augmentent la puissance de communication et de
collaboration dans un réseau. Voici les 3 niveaux d'utilisation de NTIC.
Outils d'information
Information = Gestion électronique
documentaire, moteur de recherche, partage de fichiers, FAQ,
cartographie des compétences, annuaire, actualités multisites,
multilingues (avec mise à jour centralisée ou décentralisée qui vient
remplacer ou s'ajouter au journal papier),… L'utilisateur est récepteur.
Il peut seulement recevoir des informations, souvent descendantes (top
down). L'interaction est celle d'une personne et d'un contenu.
Outils de communication
Communication = Messageries électroniques
(e-mail), listes de diffusion, Wiki (outil d'édition de contenu),
agendas partagés, gestion de tâches, messagerie instantanée (Chat),
workflow, elearning,… L'utilisateur est récepteur et émetteur. Il peut
recevoir et émettre des informations (top down et bottom up).
L'interaction est celle d'une personne avec une autre personne, au
travers d'un contenu.
Outils de collaboration
Collaboration (Intranet collaboratif) =
Forums de discussion, e-coaching (création de contenus à travers un
processus de questionnement), communautés de pratique, outils de
communication lorsqu'ils sont utilisés pour créer de l'information et
non pas uniquement pour l'échanger, … L'utilisateur est récepteur,
émetteur et acteur. Il est acteur dans le sens où il peut transformer
l'information qu'il a reçue pour en créer une nouvelle, en interagissant
avec d'autres utilisateurs. L'interaction est celle de plusieurs
personnes pour créer du contenu, et ainsi atteindre un objectif.
Les outils de TCAO (Groupware)
Le travail collaboratif assisté par ordinateur
(TCAO) rassemble une galaxie d'outils plus ou moins efficaces. Leurs
objectifs sont de faciliter le travail entre individus au sein d'un
groupe ou d'un réseau. On peut distinguer quatre familles d'outils de
TCAO.
Les outils de communication de base
Leur rôle est, avant tout, de faire circuler une
information entre deux collègues. C'est l'outil "de première nécessité".
Les outils des trois autres familles répondent à un besoin plus
particulier, même s'ils incorporent nécessairement des fonctions de
communication. On dit que ces outils sont coopératifs : les deux
employés qui communiquent avec cet outil n'ont pas toujours le sentiment
de travailler dans un même but. On recense :
- Le mail
- Le chat
- Le tableau blanc
- La visioconférence
- La messagerie instantanée
Les outils de travail partagé
Ils permettent à plusieurs personnes de travailler
sur un même document ou sur une même application. (Le traitement de
texte Word possède, par exemple, un outil qui permet d'annoter un texte
pour proposer des corrections). Ce sont des outils de collaboration,
puisque les différentes personnes qui les utilisent ont le sentiment
d'avancer vers un but commun. Ces outils sont relativement peu employés.
Leurs utilisateurs sont souvent de grosses entreprises; mais, de
petites structures - comme les cabinets d'avocats - peuvent aussi y
trouver un intérêt. On recense :
- Le partage d'applications (exemple : plusieurs personnes travaillent sur le même plan de la future voiture d'un constructeur automobile)
- L'édition partagée
- Les bases de données partagées
- Les forums et outils apparentés
Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management
Si un employé a fait l'effort de créer un document,
ou de développer une expertise, il peut faire gagner beaucoup de temps à
ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou
développer plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver
ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte que tous les
employés puissent accéder à ces informations. Les entreprises qui y ont
recours sont souvent les grosses PME et les grands comptes. On recense :
- Les bibliothèques
- Les outils de peer to peer
- Les portails
- La cartographie des compétences
- Les annuaires électroniques
- Les listes de diffusion
- Les FAQ
- Les WiKi (sortes de portails qui s'enrichissent grâce à la contribution des personnes qui les consultent)
- Les moteurs de recherche
Les outils de gestion des processus (workflow)
Ce sont sans doute les outils les plus
spectaculaires. "L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau
de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au
niveau supérieur de la coordination". Les workflows assistent le chef de
projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et
d'accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et
la personne chargée de la validation. Ces outils sont surtout utilisés
par les grands comptes. On recense :
- Les outils de synchronisation
- Les outils de gestion des tâches
- Les agendas partagés
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